REUNIONES EFECTIVAS

 Reuniones efectivas.

A)  Doce gerentes de diversas divisiones nacionales se reúnen para tomar decisiones de extrema importancia, que resultarán en  cambios de gran impacto organizacional. Llegan a acuerdos y todos salen satisfechos. Dos meses después deben reunirse por la misma razón, con menos tiempo para las decisiones y por supuesto más estresados.

B)  Un alto gerente se reúne con su equipo de trabajo para planificar el trimestre. Durante cinco horas discuten y acuerdan los respectivos planteamientos. Tres meses después, convoca otra reunión para reclamarles por su incumplimiento y falta de responsabilidad.

¿Te resulta familiar? Cuántas reuniones "perfectamente conducidas y planificadas" no tienen éxito en la consecución de sus objetivos.

 ¿Para qué se reúne la gente?

Pues es una  tendencia del cerebro reptil genéticamente instalada para SOBREVIVIR. 

Cuando la especie humana tenía que protegerse de  un medio ambiente, atestado de depredadores, acechando y devorando, un ser humano solitario, era presa fácil, totalmente  vulnerable y en constante riesgo. Este instinto/reflejo primitivo de sobrevivencia, a nivel individual,  tenía un corto repertorio de comportamientos: luchar o huir. 

Por lo que pertenecer a una tribu, era literalmente vital, ya que unidos podían desarrollar estrategias (un avance para el repertorio individual) y así  cazar en lugar de ser cazados. Y eso incluía proteger la “territorialidad” de  las “tribus distintas de la nuestra”

Hace 40.000 años aparecieron los primeros hombres de cro-magnon que podríamos denominar indudablemente como HUMANOS.  

Nuestro cerebro moderno, compuesto por 1) el cerebro reptil, 2) el cerebro emocional ó límbico-hipotalámico y 3) el neocortex, este último que hace al ser humano “el más inteligente del planeta” está inextricablemente atado a los dos primeros, los cuales le llevan al neocortex unos  4 millones de años de ventaja  (Si contamos los  primeros "homo erectus"). 

Tenemos tres cerebros, pero sólo uno es racional.

 

Viajando a nuestros tiempos modernos y a las reuniones.

Nos reunimos porque solos, no lo logramos. Pero al mismo tiempo, quienes asisten a esa reunión, llevan consigo su cerebro reptil, enmarañado con el emocional, impactando al neocortex, con formas modernas del reflejo pelea / huída. 

Así que aunque nos necesitamos unos a otros, si nos sentimos amenazados, decepcionados, frustrados, actuamos desde estos reflejos.

En nuestro ADN existe la memoria de eras de supervivencia cruel donde peleábamos con lanzas y huíamos a los bosques. 

Actualmente  el ataque físico lo sustituimos con tácticas como recortar fondos, lanzar un ultimátum, con chantaje emocional, no hablar. 

En lugar de huir, no prestamos atención en las  reuniones, no devolvemos llamadas, revisamos nuestro celular, y hacemos promesas que no cumpliremos.

Ahora que contamos con el lenguaje, también hemos desarrollado un híbrido curioso de “pelea / huída” y es la  “Agresión Pasiva” Ej: Hacer comentarios desagradables sobre el otro. Minar solapadamente el apoyo a los proyectos del otro, tener agendas ocultas, encontrar excusas  para no responder a una petición ó pases de factura.

TODO ESTO OCURRE EN SILENCIO

Partiendo del entendido de que estos profesionales son competentes, inteligentes y quieren, de buena fe,  remar hacia una misma dirección. Todo lo mencionado ocurre y no siempre es consciente.

Si vives en carne propia lo anteriormente señalado y tienes la responsabilidad de liderar reuniones, te sugiero, para minimizar estos “reflejos”:

•      Asegúrate de tener la confianza y respeto de tu equipo. Nadie se abre a quien le genera desconfianza. Los compromisos son más sólidos cuando se  siente respeto genuino por esa persona. No miedo, respeto.

•   Empieza la reunión con un “calentamiento”. Tomate 5 u 8 minutos para relajar a los participantes, ya sea con comentarios divertidos, o un buen chiste. La risa crea estados alterados de conciencia beneficiosos para la creatividad, la cooperación y la confianza. (dixit  Milton Erickson)

•       Haz calentamientos, cada vez que baje el nivel de energía de los asistentes.
• Chequea al azar de vez en cuando que hagan un resumen de lo conversado hasta ese momento y pide si alguien piensa que hay una mejor manera. Eso anima al grupo a participar sin miedo.
•         Pregunta, pregunta, pregunta. Es efectivo para movilizar al grupo a ofrecer lo mejor de su Cociente Intelectual a favor del proyecto.
•      Ofrece feedback positivo al finalizar la reunión. Todos llevamos un niño interior que gusta de jugar y recibir reforzamiento.
•       No escatimes tus observaciones positivas
•       Se generoso con los reconocimientos.
•         Espera lo mejor de tu equipo. El “Efecto Pigmalión” existe y funciona.
•      Sonríe!

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